Casi todos los proveedores de software de facturación te van a decir que "ya cumplen" o que "lo van a cumplir a tiempo". Es normal: nadie quiere admitir que su producto se queda atrás frente a una obligación legal con multas de hasta 50.000 euros. El problema es que esa afirmación, sin más, no te sirve de nada. Necesitas puntos concretos que puedas verificar tú mismo, o que puedas pedirle a tu asesor que verifique, antes de fiarte de una promesa comercial.
Esta es la lista de comprobaciones que usamos nosotros cuando auditamos un sistema de facturación de cara a VeriFactu.
1. ¿Existe un registro de facturación por cada factura, separado del propio documento?
VeriFactu no exige solo que "se guarde la factura". Exige que se genere un registro de facturación específico, con una estructura de datos definida, que es lo que realmente se envía o se pone a disposición de la AEAT. Si tu software solo almacena el PDF de la factura y no genera este registro estructurado, no cumple, aunque el PDF tenga buena pinta.
2. ¿El sistema calcula y muestra el hash de cada factura?
Pídele a tu proveedor que te enseñe, en pantalla, el hash de una factura concreta. Si no puede mostrártelo, o te dice que "eso se gestiona internamente y no es visible", desconfía. El hash debe poder consultarse, porque es parte de la trazabilidad exigida por la norma.
3. ¿Puedes modificar o borrar una factura ya emitida?
Esta es la prueba más reveladora y la más fácil de hacer tú mismo. Emite una factura de prueba y, a continuación, intenta editarla o eliminarla desde el propio programa. Si el sistema te lo permite sin más, no es compatible con VeriFactu. Un sistema conforme debe bloquear técnicamente esa operación y obligarte a generar una factura rectificativa.
4. ¿Incluye el código QR en la factura emitida?
Toda factura debe llevar un código QR generado conforme a las especificaciones de la Orden HAC/1177/2024, que permite verificar la factura desde la sede electrónica de la AEAT. Comprueba que ese QR aparece en el documento final, no solo en la vista previa interna del programa.
5. ¿Incluye la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT"?
En el régimen VeriFactu propiamente dicho (frente a la modalidad de envío diferido), la factura debe mostrar esta leyenda de forma visible. Es un detalle pequeño pero obligatorio, y su ausencia es una señal de que el software no está actualizado a la normativa final.
6. ¿El proveedor te ha entregado la Declaración Responsable del fabricante?
Por normativa, el fabricante del software debe firmar una Declaración Responsable certificando que su producto cumple los principios de integridad, trazabilidad, inalterabilidad y conservación exigidos. Esa declaración debe estar accesible, normalmente dentro del propio software o en su web, y debe corresponder exactamente a la versión que estás usando. Pídesela por escrito. Si el proveedor no te la puede entregar, es la señal de alarma más clara de todas.
7. ¿Cómo envía los registros a la Agencia Tributaria?
Existen dos modalidades: envío en tiempo real (lo que se conoce estrictamente como sistema VeriFactu) y conservación de los registros para su envío bajo requerimiento. Pregunta expresamente cuál usa tu proveedor y comprueba que, técnicamente, existe un mecanismo real de comunicación con la AEAT, no solo una promesa de "compatibilidad futura".
8. ¿Puedes exportar tus registros en un formato estandarizado?
La norma exige que los registros de facturación puedan exportarse en un formato legible y estandarizado, de forma que Hacienda pueda auditarlos si lo requiere. Pide una exportación de prueba y comprueba que el archivo resultante contiene los campos exigidos: NIF, número de factura, fecha, tipo, importes, hash y hash anterior.
9. ¿Qué pasa con tu facturación anterior a la fecha de cumplimiento?
Este punto genera dudas constantes. Las facturas emitidas antes de que la obligación entre en vigor para tu perfil (1 de enero de 2027 para sociedades, 1 de julio de 2027 para autónomos) son válidas tal cual y no es necesario reenviarlas retroactivamente. Pero conviene que tu proveedor te confirme cómo va a gestionar la transición: si la cadena de hashes empieza de cero en la fecha de entrada en vigor, o si de alguna forma engancha con tu histórico.
Qué hacer si tu software falla en alguno de estos puntos
Si tu sistema actual no supera dos o más de estas comprobaciones, no significa necesariamente que tengas que cambiar de software mañana. Significa que tienes que exigirle a tu proveedor un calendario concreto de adaptación, por escrito, con fecha. "Lo estamos trabajando" no es una respuesta aceptable a estas alturas del calendario legal.
Y si prefieres no depender de si tu proveedor cumple o no cumple a tiempo, una alternativa cada vez más habitual es integrar la parte de facturación conforme a VeriFactu como un módulo dentro de tu propio sistema de gestión, en lugar de depender de que un tercero genérico lo resuelva por ti. Es lo que hacemos cuando construimos paneles de gestión a medida: en vez de esperar a que tu proveedor actual se ponga al día, incorporamos el cumplimiento directamente en la herramienta que ya usas cada día.
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